Dernek Genel Kurulu Nasıl Yapılır | Dernek Organları Seçimi

Dernek genel kurulu, bir derneğin en önemli kararlarının alındığı organıdır. Tüzük değişikliği, yönetim kurulunun seçilmesi, dernek organlarının oluşturulması vb. gibi önemli değişiklikler genel kurulda gerçekleştirilir. Bu süreç bir çok dernek için zorlu ve yorucu geçmektedir. Genel kurula, dernek tüzüğünde yer alan oy kullanma hakkı olan kişiler çağrılır ve tüm üyelere genel kurulun yapılacağı duyurulur. Katılma hakkı olan kişiler genel kurula girebildiği gibi, diğer üyeler ve üye olmayan kişiler,  dışarıdan izleyici olarak katılabilir. Bu yazımızda sizlere dernek genel kurulu nasıl yapılır, tüm detayları ile birlikte aktaralım.

Öncelikle genel kurulun 3 şekilde yapıldığını bilmeniz gerekiyor. Bunlarda biri ilk genel kurul toplantısı, diğerleri ise olağan ve olağanüstü genel kurul toplantılarıdır. İlk genel kurul toplantısı dernek geçici yönetim kurulu üyeleri ile gerçekleştirildiği için diğerlerinden biraz farklıdır.

Olağan genel kurul toplantısı ile 3 yıldan geç olmamak üzere, dernek tüzüğünde belirtilen zamanlarda gerçekleştirilir. Olağanüstü genel kurul toplantısı nasıl yapılır diyenler içinde, ya yönetim kurulu kararı ile ya da üye sayısının 5’te 1’inin talebiyle yapılabileceğini belirtelim. Yapılacak olan genel kurul toplantılarının sonuç bildirimi EK-3 formu ve divan tutanağı ile birlikte il sivil toplum müdürlüğüne teslim edilir ya da DERBİS üzerinden sonuç bildirimi doldurulur. Eğer Dernek Başkanı genel kurulda değiştiyse ve tüzük değişikliği yapıldıysa, değişen tüzük maddelerinin eski hali ve yeni hali, yönetim kurulu üyelerince imzalanarak dernekler birimine teslim edilir.

KARATAŞ İdari Danışmanlık Hizmetleri olarak, dernek kurmak ve dernek genel kurulunu gerçekleştirmek isteyen tüm sivil toplum gönüllülerinin yanında yer almaktayız. Bu zorlu ve bürokratik işlemlerin yoğun olduğu süreçlerden, hatasız bir şekilde çıkmak istiyorsanız, bizimle iletişime geçebilirsiniz. Alanında uzman profesyonel ekibimiz sizler adına tüm süreci yönetmektedir.

İlk Dernek Genel Kurulu Nasıl Yapılır?

Dernek kuruluş bildirim formu ve dernek tüzüğünü il sivil toplum müdürlüğüne verdiğinizde, size verilen alındı belgesinin üzerinde yazan tarih itibari ile dernek tüzel kişilik kazanmış olur. Alındı belgesinin üzerinde yazan tarihi takip eden 6 ay içerisinde dernek genel kurulunun toplanması gerekmektedir. Toplanma usulü, olağan ya da olağanüstü genel kurul toplantısından farklı değildir.

Dernek kurmak için en az 7 kurucu üye gerekli iken, dernek ilk genel kurulunun yapılabilmesi için en az 16 kişilik bir katılım gerçekleşmesi gerekmektedir. Bu 16 kişinin; 5’i asil, 5’i yedek yönetim kurulu üyesi iken, 3’ü asil, 3’ü yedek denetim kurulu üyesi seçilir. Yönetim kurulu ve denetim kurulu üye sayıları arttırılabilir. Ancak bu sayıların alt limiti bir önceki cümlede yazıldığı kadardır.

Not: Dernek ilk genel kurulu yapılmazsa, derneğin kendiliğinden feshi gerçekleşir. Fesih olduğuna dair Sulh Ceza Hakimliğinden tespiti belgesi istenir.

Olağan Dernek Genel Kurulu

Dernek genel kurulu tüzükte yazıldığı tarihlerde, en geç 3 yılda bir gerçekleştirilir. Bu durum dışında yazı sonunda yer aldığı gibi olağanüstü toplanmada yapılabilir. En önemli kararların alındığı genel kurulun çağrısı, toplanması ve sonuç bildirimi kurul üyeleri tarafından gerçekleştirilir. Tüm bu işlemlerin usulüne uygun olarak yapılması gerekmektedir.

Dernek genel kurulunda gerçekleştirilecek olan işlemlerde herhangi bir aykırılık görülmesi durumunda, üyeler tarafından kararın iptali istenebilir. Ayrıca dernekler müdürlüğü tarafından dernek yöneticilerine 2021 yılı için 1730 TL’den başlayan cezalar verilebilir.

Genel kurulu gitmek için, öncelikle yönetim kurulu üyeleri tarafından karar alınır.

Dernek Genel Kurulu Karar Örneği

Yönetim kurulumuz …/…/21… tarihinde saat …:…’da yönetim kurulu başkanımız …’nın başkanlığında dernek merkezinde toplanarak;

Derneğimizin olağan genel kurul toplantısının aşağıdaki gündem maddelerinin görüşülüp, karara bağlanarak sonuçlandırılması için …/…/21… … günü saat …:…’da dernek yerleşim yerinde, yeterli çoğunluk sağlanamadığı takdirde ikinci toplantının …/…/21… … günü aynı yer ve saatte yapılmasına; bu amaçla toplantının günü, saati, yeri ve gündeminin yönetim kurulumuz tarafından tespit edilecek dernek tüzüğüne göre genel kurula katılma hakkı bulunan dernek üyelerine yazılı olarak/e-posta ile/SMS ile/gazete ilanıyla/internet sayfamızdan/mahalli yayın araçlarıyla bildirilmesine karar verilmiştir.

Genel Kurul Toplantı Gündemi

(Gündeme ihtiyaçlara göre ek maddeler eklenebilir)

1. Yoklama ve toplantı açılışı
2. Divan heyetinin seçilmesi
3. Yönetim kurulunun faaliyet ve denetim raporlarının okunması
4. Dernek zorunlu organlarının seçimi
5. Dilek, temenniler ve kapanış. 

Yönetim kurulu üyeleri tarafından karar defterinin altına ıslak imzalar atılarak karar alınmış olur. Bu aşamadan sonra genel kurulun toplanması için, katılma hakkı bulunan üyelere çağrıda bulunulur.

Genel Kurul Toplanma Çağrısı

Yönetim kurulu tarafından, genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin listesi düzenlenir. Bu üyelere toplantı tarihinden en az 15 gün önce çağrı yapılması zorunludur. Bu üyelere toplantı yeri, gündemi, saati belirtilmek üzere gazete, internet sitesi, SMS ya da farklı bir yayın organı ile bildirimde bulunulur. Yapılan bildirimde, mevcut toplantıda çoğunluk sağlanamaz ise, 2. toplantıya ait tarih ve saat bilgileri verilir. Ancak 2. toplantı ile birinci toplantı arasında 7 günden az 60 günden fazla süre geçemez.

Genel Kurul Toplantı Usulü

Kurula katılacak olan üyelerin listesi yani hazirun cetveli toplantı salonunda hazır bulundurulur. Toplantıya gelen üyelerin kimlik bilgileri ile liste üzerindeki isimleri karşılaştırılıp imzaları alınır. Genel kurula katılma hakkı bulunmayanlar ise toplantıya alınmaz, ancak dışarıda bir bölümden üye olmayanlarla birlikte izleyebilirler. Buna siyasi partilerin genel kurullarına farklı parti başkanlarını konuk olarak davet etmelerini örnek olarak gösterebiliriz.

Toplantı dernek başkanı ve yönetim kurulu üyeleri tarafından açılır. Yeterli katılım sayısına ulaşılmış ise, divan kurulu heyeti yönetim kurulu tarafından oluşturulur. Divan kurulunun görevi, genel kurulun usulüne göre yapılmasıdır. Toplantının güvenliği divan kuruluna aittir. Sandıklı genel kurul yapılıyor ise, oy kullanacak olan kişiler kimlik bilgilerini divan kuruluna gösterip, hazirun listesine imzalarını atarlar.

Genel kurulda, kurula katılma hakkı bulunan üyelere gönderilen gündeme ilişkin konular görüşülür. Ayrıca toplantıda bulunan üyelerin 10’da 1’i tarafından da istenilen konular gündeme alınır. Tüm konular görüşülüp karara bağlandıktan sonra, bir tutanağa geçirilir. Tutanak divan kurulu üyeleri tarafından imzalanıp, dernek başkanına teslim edilir. Dernek başkanı değişmiş ise, 7 gün içerisinde tutanağın yeni dernek başkanına teslim edilmesi gerekmektedir.

Genel Kurul Sonuç Bildirimi

Toplantıya ait sonuç bildirimi dernek başkanı tarafından DERBİS üzerinden girişi yapılır. Dernek yeni yönetim kurulu üyeleri ve denetim kurulu üyeleri listesi EK-3 formu ile doldurularak dernekler il müdürlüğüne teslim edilir. Ayrıca tüzükte herhangi bir değişiklik yapılmış ise, eski tüzük ile yeni tüzük imzalanarak 30 gün içerisinde il sivil toplum müdürlüğüne teslim edilir.

Olağanüstü Genel Kurul Toplantısı

Dernek yönetim kurulu üyelerinin talebiyle ya da dernek üyelerinin 5’te 1’inin isteği ile olağanüstü genel kurula gidilir. Olağanüstü genel kurul kararı yönetim kurulu üyeleri tarafından karar defterine işlenir. Ancak üyelerin isteği ile 30 gün içerisinde genel kurula gidilmezse, sulh ceza hakimliği 3 üyeyi genel kurulu toplamakla görevlendirir.

Dernek genel kurulunun gerçekleştirilmesi esası yukarıda anlatıldığı gibi gerçekleştirilir. Ancak her sivil toplum kuruluşunun genel kurulu kendi içinde farklılıklar barındırabilir. Örneğin; genel kurul toplantısı kararlarının iptali istenebilir ya da genel kurulun ertelenmesi söz konusu olabilir. Dernek başkanı değişimi yapıldıysa, DERBİS şifresinin yeniden alınması gerekebilir.

Başarılı bir genel kurul gerçekleştirmeniz adına, KARATAŞ İdari Dernek Danışmanlığı olarak tüm genel kurul sürecinde sizlerin yanında yer almaktayız. Alanında uzman ekibimizle, bu süreci kolaylaştırıp, amaçlarınıza odaklanmanızı sağlıyoruz.