Dernek İç Denetim Raporu Nasıl Doldurulur?

İç denetim, faaliyetine devam eden sivil toplum kuruluşlarında hesap verilebilirlik ve şeffaflığı artırmak amacı ile gerçekleştirilir. 5253 sayılı kanun ile de derneklerde iç denetim zorunlu olmuştur. Dernek denetimlerinde geçerli olacak dernek iç denetim raporu yönetim kurulu, genel kurul ve denetim kurulu üyeleri tarafından düzenlenir. Tercihe göre bağımsız bir denetim firmasından da denetim hizmetinin alınması mümkündür.

Dernek denetimlerinde esas olan konu derneğin tüzükte var olan kurallara uygunluk sağlayıp sağlamadığını kontrol etmektir. Kanunlara herhangi bir aykırılığın olup olmadığının kontrolünün yapıldığı iç denetlemelerde dernek içerisinde gerçekleşecek her türlü kanun dışı işlem ve uygulamanın tespiti mümkün olur.

İç denetim her yıl en az 1 kere derneklerde gerçekleştirilir. Dernekler kanununda yer alan yeni maddeler ile dernek denetimi kuruluna verilen yetkiler artırılmıştır. İç İşleri Bakanlığı bu doğrultuda dış denetimi kontrol etmek e denetimi daha da kolaylaştırmak için iç denetime önem vermiştir. İç denetimde geçerli olacak bir örnek iç denetim raporu da yine İçişleri Bakanlığı tarafından paylaşılmıştır.

 Dernek İç Denetim Raporu Doldurulması

 Dernek içi denetimi bağımsız kuruluşlar ya da dernek genel kurulu tarafından yapılır. Ancak iç denetimde sorumluluk daima denetim kurulunda bulunan üyelere aittir.

Denetim kurulunda toplam 6 üye yer alır. 3 asil ve 3 yedekten oluşacak olan denetim kurulu, denetim aşamasında öncelikle şunlara dikkat eder;

• Gelir ve gider hesaplarının incelenmesi,
• Dernek defterlerinin usulüne uygun olarak tutulup tutulmadığı,
• Dernek içerisinde gerçekleştirilen yönetim süreçleri ve alınan kararların tüzüğe uygunluğu

Derneklerde yılda en az 1 kez denetim işleminin gerçekleştirilmesi gerekir. Dernek tüzükleri de her yıl 1 kez denetim yapılmasını destekler.  Yıllık olarak tapılacak denetleme ile derneğin karşılaşacağı risklerin en aza indirilmesi ve kaynaklarının daha etkili kullanılmasını sağlamak mümkün olur.

Dernek İç Denetim Raporu

Derneğin hizmetlerinin yasalara uygun koşullarda sürdürülebilmesi için mutlaka dernek iç denetim raporu her 3 ya da 6 ay da bir oluşturulmalıdır.

Dernek denetimleri aynı zamanda dernek defterlerinde meydana gelecek yanlışlığın tespitinde de oldukça önemli bir rol oynar. Belirli dönemlerde yapılacak denetimler, defterdeki yanlışlığı ortaya çıkartır. Şayet denetimlerin geç olması durumunda dernek defterinde mevcut olan bir çok hata, düzeltme zamanı geçtiği taktirde derneğe cezai uygulama olarak geri döner.

Dernek iç tüzüğünde bulunan usul ve esaslara göre 1 yılı geçmemesi 2020/21 sayılı genelge gereğince zorunludur. Derneğin denetimi esnasında denetim kurulunun isteyeceği her türlü belge ve evrakın da dernek yönetimi tarafından sunulması zorunludur.

 Dernek İç Denetim Raporu

 Dernek iç denetim raporu hazırlanırken, İçişleri Bakanlığı’nın yayınladığı örnek iç denetim raporu dikkate alınabilir.  Rapor içerisine ek soruların eklenmesi de mümkün olabilir.

Denetim aşamasında önemli olan denetim raporunu hazırlamak değil, denetimi doğru usullerde gerçekleştirmektir. Denetleme halinde fark edilmeyen usulsüzlüklerin teslimi halinde derneklere cezai işlemler uygulanmaktadır.

Dernek iç denetim raporu hazırlanırken raporun giriş kısmında derneğin ismi, kütüğü, denetlemenin yapıldığı bir önceki tarih, derneğin yerleşim adresi ve denetimi yapan kurul adı gibi önemli bilgiler yer alır. Alt kısımda ise aşağıda belirtildiği gibi, denetime ilişkin diğer hususlar yer almalıdır.

Genel Kurul Toplantısı Denetimi:

Genel kurulun belirtilen zamanda yapılması, genel kurulda ismi bulunan bütün üyenin kurula katılmış olması, genel kurul çağrısının 15 gün önceden yapılıp yapılmadığı ve toplantının işleyişi gibi toplantıyı esas alan birçok durumun değerlendirmesi yapılır.

Derneğin Üyelik İşlemlerinin Gerçekleştirilmesi:

Derneğe üyelik başvurularının yazılı olup olmadığı, yapılan üyelik başvurularının 30 gün içerisinde değerlendirmeye alınıp alınmadığı, yeni üye olan kişilerin üyelik bilgilerinin 45 gün içerisinde sivil toplum müdürlüklerine verilip verilmediği gibi esaslar değerlendirilir.

Derneğin Sürdürdüğü Faaliyetlerin Denetlenmesi:

Derneğin, tüzüğünde bulunan amaçları gerçekleştirmek üzere ne tür faaliyetlerde bulunduğu, gerçekleştirilen bu faaliyetlerin anayasaya uygunluğu gibi önemli konular hakkında değerlendirmeler yapılır.

Derneğin Tuttuğu Defterlerin Denetlenmesi:

Dernekte tutulan defterlerin usulüne uygun tutulup tutulmadığı konusu denetlenir. Bu denetleme için derneğin tuttuğu işletme defteri, karar defteri, evrak kayıt defteri, dernek bilanço defteri ve üye kayıt defteri gibi defterler incelenir.

Alındı Belgelerinin İncelenmesi:

Dernekler, hizmet süresi boyunca alındı defterleri bastırmakla yükümlüdür. Derneğin bastırdığı bu alındı defterlerinin usulüne uygun olarak bastırılıp bastırılmadığı, defterin ciltlenmesi, sayman tarafından usulüne uygun teslim alınıp alınmadığı, gelir toplandığı esnada alındı defterine işlenip işlenmediği, yetki belgesinin düzenlenip düzenlenmediği ve bu belgenin geçerlilik süresi gibi konularda değerlendirmeler yapılır.

Dernek Giderlerinin İncelenmesi:

Derneğin kaynak giderlerinin tüzükte bulunan amaca uygun harcanıp harcanmadığı, harcamalarda tutulan kayıt belgelerinin gerçeği yansıtıp yansıtmadığı, bedelsiz malların dağıtımı ve dağıtımların hesap tabloları ile karşılaştırılması gibi konularda incelemeler yapılır.

Dernek Lokalinin Denetlenmesi:

Derneğe ait bir lokalin bulunması durumunda, bu lokali açmak için gerekli izin belgelerinin olup olmadığı, müdür tayini ve değişikliği işlemlerine tüzüğe uygunluk, kimlik kartı kontrolleri ve dışarıdan üye olmayanların girişleri gibi temel durumlar değerlendirmeye alınır.

Beyannamelerin Denetlenmesi:

Yıl içerisinde düzenlenmesi zorunlu olan beyannamelerin usulüne uygun düzenlenip düzenlenmediği ve hazırlanan beyannamenin DERBİS üzerinden veya il dernek müdürlüğünden teslim edilip edilmediği konuları denetlenir.

Dernek Projelerinin Denetlenmesi:

Derneğin yürüttüğü projelerin Dernekler Yönetmeliği 91. Madde kapsamında yer alıp almadığının denetlemesi yapılır.

Dernek Sandığının Denetlenmesi:

Derneklerde sandık varsa bu sandığın yönetmeliğe uygun olarak kurulup kurulmadığı, sandık organlarının oluşturması, sandık için oluşturulacak genel kurulun zamanında yapılıp yapılmadığı gibi hususlar değerlendirmeye alınır.

Yurtdışında Yardım Alma ve Faaliyetlerinin Denetlenmesi:

Derneğin yurtdışından nakdi ve ayni yardımlardan alıp almadığı, yardımın banka kanalları üzerinden alınıp alınmadığı ve yapılan yardımlarının kanun kapsamında olup olmadığı gibi hususlar değerlendirilir.

Dernek Yayınlarının Denetlenmesi:

Derneğe ait olan sürekli ya da aralıklı yayın organları varsa, bu organlara sorumlu müdür atama ve atamaların yönetmeliğe uygun koşullarda gerçekleşmesi gibi adımlar incelenir.

Dernek İktisadi İşletmesinin Denetlenmesi:

Derneğe ait bir iktisadi işletme bulunuyorsa, yürütülen ticari faaliyetlerin kanuna uygun olup olmadığı, işletmenin Kurumlar Vergisi usullerine uygun olup olmadığı, ücretli çalışanların sigorta durumları, mevzuata aykırı bir durumun olup olmadığı gibi hususlar denetlenir.

Yardım Toplama İzinleri:

Eğer dernekte yardım toplanacaksa, valilikten gerekli izinlerin olup olmadığı, yardım karşılığında verilecek makbuzların geçerliliği, derneğin satacağı biletlerin usulüne uygun olup olmadığı ve bütün bunların hesap kayıtlarına geçip geçmediği gibi durumlar değerlendirilir.

Derneğin Taşınmaz Mallarının Denetlenmesi:

Derneğin taşınmaz mallarının bulunup bulunmadığı tespit edilir ve dernekler müdürlüğüne Ek-26 formu ile bildirilmesi sağlanır. Taşınmaz malların amacına uygun olarak kullanılıp kullanılmadığı değerlendirilir.

Önceki Dönemlere Ait Denetlemeler:

Bir önceki dönemde gerçekleştirilen denetlemeler gözden geçirilerek, eleştirisi yapılan eksikliklerin giderilip giderilmediğine bakılır.

Tenkit ve Öneri Raporunun İncelenmesi:

Denetimi gerçekleştiren kurul tarafından, denetimde görülen eksiklikler konusunda üyelere uyarılarda bulunulur.

Dernekler Kanunu ve Yönetmeliğine Uygunluğun Değerlendirilmesi:

Derneğin, denetim maddeleri içerisinde yer alıp almadığı, dernekler kanunu içerisinde bulunan maddelere uygunluk sağlayıp sağlamadığı ve anayasaya uygun faaliyet sürdürüp sürdürmediğinin değerlendirmesi yapılır.

Denetim İç Raporu Hazırlanırken Dikkat Edilmesi Gerekenler 

Dernek iç denetim raporu aceleye getirilecek bir rapor değildir. Rapor oluşturulurken raporun eksiksiz olmasına ve derneği tam olarak denetleyebilecek bütün hususların yer almasına dikkat edilmesi gerekir. Şayet hazırlanacak olan dernek iç denetim raporu, derneğin denetlendiğine dair bir resmî belgedir ve denetleme kurulunun beyanını içermektedir.

2021 yılı için, derneklerde görülecek olan usulsüzlükler ile ilgili cezalar 1730 TL ile 545.000 TL arasında değişiklik göstermektedir. Görülecek olan usulsüzlüğe göre bu ceza sadece denetim kurulunda bulunan üyelere değil; dernekte bulunan tüm kurul üyelerine de verilebilir. Bu nedenden dolayı denetleme konusunda titiz olmak ve olabildiğince her işlemi usulüne uygun şartlarda gerçekleştirmek gerekmektedir.

KARATAŞ Dernek Danışmanlığı olarak, iç denetim raporunun hazırlanması ve tüm yönetim süreçlerinde, alanında uzman ve profesyonel kadromuz ile sizlerin yanında yer almaktayız. Daha detaylı bilgi almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.